# 如何在工作中使用 AI 作為個人助理

> 學習如何透過語音提示、定義明確輸出以及建立文件來將 AI 打造為個人助理，自動化處理辦公任務。

- URL: https://hyperfocusam.com/blog/ai-personal-assistant-office-work-tc/
- Language: zh-Hant
- Author: Sam Wong (黃力桐), https://hyperfocusam.com/
- English edition: https://hyperfocusam.com/blog/ai-personal-assistant-office-work/ (Markdown: https://hyperfocusam.com/blog/ai-personal-assistant-office-work/index.md)
- Published: 2026-10-30; revised 2026-10-30

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**簡短答案：** 將 AI 視作一名新進助理，而非搜尋框。透過語音進行簡報，明確告知所需的輸出內容，要求生成實際文件而非僅是聊天回覆，並在發出前檢查最後 1% 的細節，同時提供背景資訊讓它學習你的工作模式。工具本身的重要性低於操作框架；同樣的習慣在 Gemini、Copilot 以及 ChatGPT 中皆能奏效。

根據我於 2026 年 10 月 14 日協助 Hong Kong CT（港專）舉辦的 AI+ 晚間課程「打造個人 AI 助手」整理。

*Sam Wong（黃力桐）是香港企業 AI 培訓師。已為 11,000+ 人提供培訓 · 服務 70+ 個組織 · 橫跨 13 個國家。*

課程從頭到尾運行了一個辦公案例：老闆突然要求銷售一個團隊中沒人理解的產品。在三小時內，我們將其從語音腦力激盪轉化為市場研究、給老闆的報告、利益相關者清單（stakeholder sheet）、混亂的銷售數據分析、圖表、產品圖片以及知識庫。這是我希望每個辦公團隊都能學到的重點。

## 工作中的個人 AI 助理是甚麼？

一個被賦予了「手、記憶與背景脈絡」的聊天機器人。普通的聊天機器人一次只能回答一個問題，而一個助手還能使用工具（建立 Word 或 Excel 文件、在日曆中加入活動）、記住你喜歡的工作方式，並根據這些習慣採取行動。

你不需要購買昂貴的產品才能達到這個目標。大多數主流工具已經具備了這些要素：文件創建、個人指令以及與日曆或電子郵件的連結。開啟這些功能是大部分的重點工作。

## 你應該如何開始與 AI 助理合作？

與它對話。我給予課程的第一個重點是：「現在使用 AI 不代表必須坐著打字。當最強大的 AI 能提供幫助時，是當你站起來、走動並說話，就像在與助理聊天一樣。」

當老闆交給你一個從未處理過的任務時，你往往不知道自己缺乏哪些知識。因此在輸入任何提示詞之前，先透過語音討論問題：老闆真正要求的是甚麼？我需要了解甚麼才能出色地完成這項工作？

我現在很少打字。在家時我使用語音輸入應用程式；在課程中，我提到了 Wispr Flow 和 Typeless。正如我所說：「重點不在於 AI 生成一切，我只是希望讓自己操作起來更輕鬆。」我在 [如何在工作時不用打字就操作 ChatGPT](https://hyperfocusam.com/blog/chatgpt-voice-walk-and-talk-tc/) 中寫下了自己的方法。

## 如何撰寫能提供實用答案的提示詞？

使用一個由五個部分組成的框架，且絕對不要跳過輸出行：

1. 它應該扮演的角色。
2. 你想要達成的目標。
3. 它需要的背景資訊。
4. 輸出類型（Kind of output）：你確切想要得到的結果。
5. 要求它針對任何不清楚的地方向你提問。

我告訴在座的學員：「忽略角色沒關係，忽略背景也可以。但是『Kind of output』非常重要。你必須知道自己想要甚麼以及需要甚麼，唯有如此，AI 才能提供相關內容。」

如果你不知道該要求哪種輸出，可以從語音腦力激盪中獲得。詢問 AI 一份優秀的作品應涵蓋哪些內容，記錄下它建議的標題，並將其放入提示詞的輸出行中。

兩個實用的技巧：

- **用英文輸入提示，以中文回答。** 如果你只有 Gemini 或 Copilot，可以寫出英文提示詞並加上最後一行：`output in traditional Chinese`。
- **複製作業範本。** 將一個優秀的提示詞放在引號內，並寫入：`Learn from the above prompt mindset. Change the context to [your task].` AI 會保留結構並根據你的工作重新構建。

## AI 助理可以製作 Word 和 Excel 文件嗎？

是的，這正是節省時間最多的地方。與其將聊天內容複製到 Word 中，不如要求：「根據上述內容，建立一個我可以發給老闆的 DOCX 文件，並命名為 market research.docx。」在課程中，研究結果直接以格式化的 Word 報告形式出現在同一個對話框中，我只需用簡單的文字要求即可修改其中一個部分。

請具體說明你想要哪一部分。我刻意在與 AI 溝通時使用較長的描述，因為老實說，我不信任任何 AI 能做到百分百正確。我會說明我喜歡哪一部分，要求它提取僅該部分，並命名文件：「我喜歡你製作的 stakeholder matrix。你能為我建立一個僅包含該表格的新 XLSX 文件，並命名為 stakeholder matrix.xlsx 以供我下載嗎？」

## 企業應該使用哪種 AI 工具？

選擇一個能夠實際執行你任務的工具，而這只能透過在真實工作上進行測試來發現。在課程中，我給予三個工具相同的混亂銷售文件和相同的提示詞。免費工具對於大多數問題的回答是「無法判定」。一個付費模型則能持續運作更久，標出重複且不一致的列，分析它可以信任的數據並展示其運作邏輯。

往往問題不在於你的提示詞或數據，而是你手中的工具根本無法處理它。我對任何助理的標準是：「一個優秀的分析師，即你作為老闆會聘請的那種人，有多少，就做多少。」

先從你現有的工具開始。如果免費版本不夠好，就嘗試付費版；如果仍不足，再尋找其他選擇。擁有最好的工具不是重點，了解預期結果才是關鍵。因為框架保持不變，你在一個工具學到的知識可以轉移到下一個工具，以及你下一間公司。

## 如何在發出前檢查 AI 的工作？

讓 AI 完成 99%，保留最後 1% 給自己。「你可以讓 AI 處理 99% 的工作，包括研究、草擬文件和製作檔案。但最後的 1%，在發出之前，由你來審閱，因為這代表你的專業。」

這在涉及數字時尤為重要。在課程中，兩個強大的工具從同一個文件中得出了略有不同的結果。在任何數據傳達給你的老闆或客戶之前，都必須有人檢查。

當 AI 出錯時，這也是有用的。「你如何糾正實習生，才是真正有價值的內容。」從你自己的專業知識來修正它，正是展現你判斷力的時刻，而且保留這些修正記錄對下次非常有價值。

## 如何讓 AI 助理記住你的工作方式？

給予它更多資訊，並將其保存在同一個地方。「會使用 AI 的人與不會使用的主要區別在於你提供了多少資訊給它。」

可以從這三個地方開始：

- **一個文件夾** 用於存放有效的內容：優秀的提示詞、報告、反饋和結果。如果同事寫出很棒的提示詞，就將其儲存在那裡。
- **一個知識庫** 用於參考資料。在課程中我展示了 NotebookLM，它僅根據你提供的來源進行回答，因此非常適合 SOP、產品事實和客戶服務回答。
- **個人指令（Personal instructions）。** 寫下一份簡短的藍圖，說明你是誰以及你的目標是甚麼，並將其貼入工具的個人指令中，這樣每一個回答都會從你的背景開始。

## 企業團隊本週可以如何開始？

選擇一個重複性的任務，並按照上述習慣進行操作：

1. 用語音討論該任務，並收集輸出標題。
2. 撰寫一個包含所有五個部分的提示詞，並要求生成實際文件。
3. 在兩個工具中測試相同的提示詞，使用真實（非敏感）數據。
4. 指定一人負責在任何內容發出前進行最後 1% 的審查。
5. 將有效的提示詞儲存在共享文件夾中。

如果你正計劃為團隊進行規劃，我的 [香港企業 AI 培訓](https://hyperfocusam.com/zh/corporate-ai-training-hong-kong/) 頁面說明了我如何執行課程。

## 常見問題

### 工作中的個人 AI 助理是甚麼？
它是被設定為像助手般工作的 AI 聊天機器人：它可以創建文件、使用連結的工具（如你的日曆），並透過個人指令記住你的偏好。大多數主流工具，包括 Gemini、Copilot 和 ChatGPT，都已經具備這些功能。開啟這些功能並提供 AI 你的背景資訊，就是大部分的設置工作。

### 我需要打字輸入提示詞才能很好地使用 AI 嗎？
不需要。透過語音與 AI 對話通常更快，且有助於思考。我會使用語音在撰寫任何提示詞前探索任務：老闆真正想要甚麼？我需要了解甚麼？語音輸入應用程式還能讓你在辦公桌前口述長篇提示詞，而不需要打字。

### AI 提示詞最重要的部分是甚麼？
是輸出的類型（Kind of output）。在我教授的五部分框架（角色、目標、背景、輸出類型、尋求反饋）中，你可以選擇忽略角色或背景，但你必須明確說明你想要得到的結果。如果你不知道，先請 AI 用語音回答一個優秀的結果應包含甚麼內容。

### AI 可以為我製作 Word 和 Excel 文件嗎？
是的。主流工具可以將答案轉換為可下載的 DOCX 或 XLSX 文件。直接要求它，說明你需要的內容，並命名文件，例如「製作一個僅包含該表格的 stakeholder matrix.xlsx」。這能節省複製、貼上以及格式調整的時間。

### 免費 AI 足夠處理辦公數據分析嗎？
有時可以。在我於 2026 年 10 月 14 日教授的課程中，一個免費工具無法回答關於混亂銷售文件的多數問題，而一個付費模型則能清理可處理的內容並展示其運作過程。請測試你自己的實際任務，從現有的工具開始，若結果不理想再考慮升級。

### 如何防止 AI 的錯誤傳達給老闆或客戶？
保留最後 1% 的人工參與。讓 AI 負責研究、草擬和文件製作，然後在發出前審查任何內容，特別是數據，因為這代表你的專業。如果兩個工具從同一數據中給出不同的答案，這就是一個訊號，提示你需要自行檢查來源。

## 與我聯繫

如果你的團隊想要以這種方式建立 AI 助理，請透過 WhatsApp 與我聯繫：[在 WhatsApp 上聯絡 Sam](https://wa.me/85264315177?text=Sam%20%E4%BD%A0%E5%A5%BD%EF%BC%8C%E6%88%91%E8%AE%80%E4%BA%86%E4%BD%A0%E9%97%9C%E6%96%BC%E6%89%93%E9%80%A0%E5%80%8B%E4%BA%BA%20AI%20%E5%8A%A9%E6%89%8B%E7%9A%84%E6%96%87%E7%AB%A0)

## 資料來源

- 由我協助 Hong Kong CT（港專）提供的晚間 AI+ 課程「打造個人 AI 助手」，2026 年 10 月 14 日，香港（粵語）。