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AI 辦公室應用課程：讓員工學會處理真實工作任務
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30秒速讀：一門實用的 AI 工作課程，應建立在員工每週重複執行的任務上：如郵件回覆、會議記錄、Excel 文件、報告、表格及收據。課程將在公司核准的 AI 工具上運行，從確定哪些數據可輸入開始，並以人工檢查輸出結果作為結尾。我為香港企業提供這些課程，可提供廣東話或英語教學。
作者：黃力桐（Sam Wong），香港企業 AI 培訓師。
| 辦公任務 | 員工練習內容 | 他們需要核查的項目 |
|---|---|---|
| 郵件 | 回覆草稿，包括那些一直擱置未處理的郵件 | 語氣、稱呼、事實、任何承諾事項 |
| 會議記錄 | 將筆記或語音備忘錄轉換為會議記錄及行動表格 | 負責人與日期；若筆記涉及敏感內容，則替換姓名 |
| Excel | 請求公式、在分析前清理雜亂文件、總結表格內容 | 每個公式；重複或缺失的行數 |
| 報告與備忘錄 | 從列點清單生成週報或政策草案 | 數據與原始資料是否一致 |
| 表格與收據 | 將收據或發票讀入固定表格 | AI 無法辨識的欄位，要求標註而非猜測 |
| 供應商報價 | 將三個報價並列比較 | 最低價報價是否為可實際下單的項目 |
| 簡報製作 | 從文件生成短簡報大綱 | 內容故事是否與文件相符 |
上述每個任務都來自我曾指導團隊處理過的實際工作。這些任務不需要任何新工具。
為何大多數辦公 AI 課程難以持久
大多數課程只教功能。員工學會了按鈕的位置，但回到工作時，仍會用舊方法處理週五的報告。
在 2024 年，我在 Threads 上發問：像當年學習 Excel 或 Photoshop 那樣、以功能為導向的 AI 學習方式，是否是明智的選擇？我依然認為不是。
我的原則很簡單：從一個真實的週常任務開始。用 AI 執行一次，檢查結果，並保留有效的部分。
從獲准使用的工具開始
在香港，若不透過特殊手段繞過限制，團隊可以使用 Microsoft 365 Copilot 和 Gemini。ChatGPT 與 Claude 並未在此正式提供。我會持續更新 香港可以用哪些 AI 工具 的清單。
教只有 Copilot 權限的團隊如何使用 ChatGPT 技巧，只是個沒意義的下午活動。因此，我在計算參與人數前，會先確認授權數量。許多公司以為每個人都有相同的 Copilot，事實並非如此。我會在 Microsoft Copilot 香港企業培訓 中解釋如何檢查權限。
接著約定哪些數據可以輸入
在任何人貼上文件前，團隊需要一個能在 3 秒內套用的規則：紅、黃、綠。
會議記錄和草稿通常屬於「黃」。在移除姓名後（例如將人名改為「團隊主管」）可以輸入。完整的規則詳見 香港企業員工 AI 數據規則。
分項任務解析
郵件。 生成首稿，而非摘要。對於本來就要閱讀的郵件做摘要，沒有節省任何時間；但為那些一直迴避的郵件撰寫回覆草案，則非常有價值。
會議記錄。 輸入語音備忘錄或粗略筆記。輸出結果為包含每行負責人與日期的會議記錄及行動表格。
Excel。 用白話描述分析需求，讓 AI 編寫公式，然後進行核查。核查才是核心技能。大多數挫敗源於輸入過多資訊，因此先縮減文件內容。
檔案而非聊天回覆。 要求生成可以發送的 Word 或 Excel 文件，並命名。這能省去複製與格式調整的步驟。
重複性工作。 一旦任務成功執行兩次，它就可以成為 Copilot 或 Gemini 中的小型助手。辦公團隊最常建立的包括： - 將收據轉入費用表格； - 從員工手冊和 SOP 中獲取答案； - 製作請假、房間或設備申請表； - 在單一表格中比較三個供應商報價。
報價比較有一個陷阱。AI 找到了最低報價，但團隊仍無法下單。我曾撰寫過關於 AI 找到最低報價 的原因。
比提示詞更重要的兩個習慣
要求特定類型的輸出。 我在課程中告訴學員：「忘掉角色設定，沒關係。忘記背景脈絡，也沒關係。但輸出的類型很重要。」是表格、回覆還是單頁備忘錄？必須明確說明。
發出前先核查。 「你可以用 AI 完成 99% 的工作。但最後的 1%，在發出前，你必須審閱它，因為這代表你。」要求 AI 將無法辨識或不知道的內容標記為「待確認」，絕不能讓它猜測。
此外，保留一個資料夾存放有效的提示詞與結果，讓一位同事的優質提示能惠及整個團隊。
適合您團隊的課程樣貌
這可以是一個工作坊，或是一系列按部門進行的課程，可選擇實體或線上、廣東話或英語教學。
每個人都在自己的任務上操作，並使用公司核准的工具。他們離開時帶走的是自己工作的實用草稿，而非僅是演示案例。
之後，衡量工作產出，而非登入次數。登入次數無法告訴你報告或會議記錄是否真正完成。
正在規劃您的辦公室 AI 課程？
告訴我您的團隊規模、公司核准的 AI 工具，以及員工每週重複執行的一項任務。我們從這裡開始：香港企業 AI 培訓。
FAQ
甚麼是 AI 辦公室應用課程？
這是一個實作導向的課程，讓員工在自己的辦公任務（如郵件、會議記錄、Excel、報告、表格和收據）上使用 AI。課程在公司核准的工具上運行，並包含關於哪些數據可輸入的規則。
在香港，AI 辦公室應用課程應使用哪種 AI 工具？
員工在週一可以使用的工具。對於大多數香港公司，那是 Microsoft 365 Copilot 或 Gemini，因為 ChatGPT 和 Claude 並未在香港正式提供。
員工可以將公司文件放入 AI 工具嗎？
在公司制定的規則內。首先將每份文件分類為紅、黃或綠：紅色絕對不能輸入，黃色在移除姓名後可輸入，綠色可以輸入。
員工需要先學習提示工程（Prompting）嗎？
不需要。他們需要一個真實任務、核准的工具以及檢查輸出結果的習慣。清晰地要求輸出的類型，比長篇累牘的提示詞更重要。
課程會用廣東話教學嗎？
是的。我提供廣東話或英語教學，並配備繁體中文或英文教材。
Sam Wong (黃力桐) 是香港 AI 應用培訓師，已為 11,000+ 名學員提供培訓。