香港企業 Microsoft Copilot 培訓：先確認授權數量

大多數香港企業已經在支付 Microsoft 365 的費用，因此他們假設自己已經擁有 Copilot。通常，他們擁有少量為試用而購買的席位，卻分配給了那些從未要求這些權限的人。我曾經到一個以 Copilot 為主題設計的課堂授課，卻發現課室裡大多數人根本無法開啟它。現在，我會在統計參與人數前先清點授權數量，而且我會建議任何購買 Copilot 培訓的企業在與我或任何人簽約前，都先執行同樣的檢查。

為甚麼我仍從 Copilot 開始

每位企業培訓採購者都面臨同樣的三個憂慮：資料安全、IT 部門的阻力，以及員工將機密文件貼入消費級工具。Copilot 位於 Microsoft 365 的邊界內。資料留在原處，IT 部門已經批准該平台，且無需另設登入帳戶。

對於處理 PDPO 及跨境資料問題的香港企業來說，這點比任何地方都更重要。當我為一間大型香港銀行的 1,500+ 位銀行專業人員舉辦五場培訓時，每場課程的開端都是討論哪些資訊可以放入 AI 工具，並採用紅、黃、綠三級分類進行評估。由於是在租戶環境內部開始，這意味著我們可以跳過「此工具是否獲准使用？」的討論，將時間花在實際的工作流程上。

同樣的規則也用於一間香港食品製造商人力資源團隊的 6 節 Pioneer Program 先導計劃：只用 Copilot，並且只在他們的 Microsoft 365 租戶環境內進行，因為他們的 IT 主管早已發現員工用私人手機使用 AI。這個限制聽起來很局限，卻省去了一個月的爭論。

在預約任何課程前，請先向你的 IT 部門提出這兩個問題

1. 將會出席的人當中，目前有多少人擁有已付費的 Microsoft 365 Copilot 席位，分別是哪一個 SKU？
2. 其餘人員將在甚麼日期獲得席位？

如果對於第二個問題的回答是「我們正在研究中」，那麼你是在購買一場示範，而不是在接受培訓。

關於價格，人們常提到的數字通常是不正確的。Microsoft 在企業方案中將 Copilot 列為每位用戶每月 US$30，而在 Copilot Business 計劃中，針對最多 300 名用戶的組織則為每人每月 US$21，且若在 2026 年 12 月 31 日前購買年度計劃，價格會降至每人每月 US$18。這兩者皆為基於年度承諾的美國標價，且是在 Microsoft 365 授權基礎上額外增加的費用（於 2026 年 10 月 2 日根據 Microsoft 官方定價頁面核實）。你的 IT 部門聯絡人知道你擁有哪一個方案。去詢問，因為只報一個固定價格的培訓師，會在課堂上被當場糾正。

Copilot 培訓應涵蓋的內容

糟糕的 Copilot 培訓看起來就像是 Microsoft 的產品示範。有人點擊 Word 中的 Copilot 圖示，選擇「摘要」，然後說「這不是很神奇嗎？」聽眾點點頭。到了星期一，一切照舊。

優質的 Copilot 培訓始於你團隊現有的工作，並集中在最能體現 Copilot 價值的四個應用程式：

Outlook：處理待辦事項與撰寫初稿，而非僅是摘要。對你原本就打算閱讀的郵件進行摘要，並沒有節省任何時間。但為你一直在迴避的那封郵件撰寫回覆，才真正有所幫助。

Excel：用淺白語言描述分析需求，讓 Copilot 編寫公式，然後進行檢查。檢核才是核心技能，也是人們最容易忽略的部分。請帶真實檔案來。一個包含 36 行數據的部門損益表，比任何範例數據集都能帶來更多啟發；而一個包含刪除但仍存在的行、且混亂的匯出文件，則能讓你學到當數據不乾淨時 Copilot 的表現——在你清理數據之前，它會產生幻覺。

Teams：會議摘要與行動項目。這是最快速的成功案例，也是人們持續使用的功能。

Word：將條列式清單轉化為政策和報告草案。HR 團隊將其用於招聘政策及入職文件。

企業浪費授權的三個方式

他們一次性地訓練所有人。 一場全公司參加的網上研討會，沒有練習，也沒有應用到實際工作。一個星期後，唯一在繼續使用 Copilot 的人，只是那些原本就在使用的員工。

他們將其視為一次 IT 部署。 授權發放、發送一封「技巧與竅門」郵件，卻沒有人示範 Copilot 如何處理星期五的報告。必須從工作流出發，而非功能點。比起「這是 Copilot 可以做的事情」，更好的開場白是「展示你每週要撰寫的報告」。

他們衡量的指標錯誤。 啟動次數、查詢數量、對話次數，這些都無法預測星期五的報告是否處理得更快。你應該衡量在特定任務上節省的時間，以每週的小時數來計算。

一個優質的計劃應有的樣貌

第 1 節（半日）： 安全框架，接著是 Outlook 和 Teams 工作流。參與者將帶走三到五項他們可以在星期一立即使用的實踐內容。

第 2 節（半日，第 2 週）： Excel 和 Word，與每位參與者的實際工作成果掛鉤。他們需帶上自己的文件。我們將共同重新設計它們。

第 3 至 6 節（每節 60 分鐘，第 3 至 6 週）： 每週進度檢查。你嘗試了甚麼、哪些有效、哪些沒有效果。這正是透過重複練習以及他人詢問來產生行為改變的時刻。

這就是 Pioneer Program 先導計劃背後的結構，也是該食品製造商第二個部門在第一個部門尚未完成前便已預約的原因。

資助

對於在 2026 年購買培訓的香港企業，有一項計劃值得留意。部分香港僱主或可透過新型工業化及科技培訓計劃（NITTP，由職業訓練局擔任秘書處）收回部分員工高端科技培訓費用。根據計劃規則，政府以 1:1 配對形式資助，每間公司每個財政年度的資助上限為 HK$250,000。是否符合資格由計劃秘書處決定，且申請必須在開課前獲批。科技券（TVP）已於 2024 年 12 月 31 日後停止接受申請。以上資料已於 2026 年 10 月對照官方網頁核實。在申請之前，可先參考採購指南了解應向培訓供應商提出哪些問題。

如果你擁有 Copilot 但沒有人使用它

先數清楚授權。選擇一個部門和一個每週任務。如果數量正確且任務真實存在，六週就足以改變該部門的運作模式。如果數量錯誤，任何培訓都無法解決問題，我寧可先告訴你，也不願等到第二節課才發現。